Beveiliging & privacy
Waar je gegevens staan, en wie erbij kan
Station21 draait volledig in de Europese Unie. De applicatie en de database staan in Ierland, bestanden in Duitsland, en de schermen die je in je browser ziet in Nederland. Exact Online, waar de boekhouding zelf in staat, blijft een Nederlandse dienst.
Waar welk onderdeel draait
| Onderdeel | Locatie |
|---|---|
| Applicatie en relationele database | Dublin, Ierland |
| Sessie- en werkgeheugen | Dublin, Ierland |
| Bestanden en achtergrondverwerking | Frankfurt, Duitsland |
| Schermen in de browser | Amsterdam, Nederland |
| Boekhoudkoppeling | Bij Exact |
Station21 B.V. is verantwoordelijk voor de inrichting van de dienst. De hostingpartijen zijn verwerkers: zij mogen gegevens alleen verwerken zoals met ons is overeengekomen. Welke partijen dat zijn staat in de privacyverklaring.
Deze website zelf staat bij Netlify. Daar worden de aanmeldingen van de wachtlijst bewaard, en ze komen per e-mail binnen bij ons. Dat zijn contactgegevens, geen administraties van klanten.
De software eronder
De Station21-applicatie is eigen software van Station21 B.V. Daaronder gebruiken we technologie die wereldwijd in productie draait: een gangbare open-source runtime, een relationele database, en een aparte voorziening voor sessies en tijdelijke verwerking. De cloudaanbieders zijn gevestigde commerciële platforms met datacenters in de EU. De koppeling met Exact Online loopt via het officiële kanaal van Exact.
De verwerkersovereenkomst
Die hoef je niet apart te regelen. Artikel 9 van onze algemene voorwaarden is, samen met het contract, een verwerkersovereenkomst in de zin van de AVG. Ga je een abonnement aan, dan is dat daarmee geregeld.
Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Jouw kantoor is verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt het doel en de middelen van de verwerking, en jij hebt de zeggenschap over de gegevens van je cliënten. Station21 is verwerker en handelt in jouw opdracht. Wij nemen geen beslissingen over het gebruik van die persoonsgegevens.
Toegang en geheimhouding
Iedereen die onder onze verantwoordelijkheid persoonsgegevens verwerkt, heeft een geheimhoudingsplicht. Gegevens worden alleen aan derden gegeven als een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift, een bevel van een overheidsinstantie of het contract zelf daartoe verplicht.
De Station21-applicatie is niet ingericht op de verwerking van bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens.
Bewaartermijnen
- Tijdens het abonnement — zolang je de dienst gebruikt, bewaren we de gegevens die nodig zijn om hem te leveren.
- Na opzegging — gegevens blijven vier maanden beschikbaar, zodat je ze kunt ophalen. Uiterlijk zes maanden na het einde van het abonnement zijn ze vernietigd.
- Aanmeldingen voor de wachtlijst — twaalf maanden, of eerder als je erom vraagt.
Als er iets misgaat
Ontdekken we een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan stellen we je daarvan binnen een redelijke termijn op de hoogte. Beoordeel jij dat de inbreuk gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij de betrokkene, dan geven wij je de informatie die je daarvoor nodig hebt. De melding zelf doe jij, als verwerkingsverantwoordelijke.
Doorgifte buiten de EU
Je gegevens staan in de Europese Unie. Heroku, Amazon Web Services, DigitalOcean, Netlify en Microsoft zijn Amerikaanse concerns met Europese vestigingen en datacenters — in Europa gebruikelijk. We dwingen EU-regio's af, sluiten verwerkersovereenkomsten en gebruiken de daarvoor bestemde EU-contractbepalingen. Exact is een Nederlandse partij.
De koppeling met Exact Online
Versleuteling
De toegangstoken die we van Exact Online krijgen, slaan we versleuteld op in onze database. Komt iemand ongeautoriseerd bij de database, dan is die token daarmee niet bruikbaar.
Tweestapsverificatie
Voor elke login bij een koppeling met een derde partij — waaronder Exact Online — is tweestapsverificatie verplicht.
Wat de koppeling wel en niet mag
We vragen alleen toegang tot wat nodig is om jou inzicht te geven in de administraties van je klanten. Hieronder staat per onderdeel wat we mogen. Lezen is uitsluitend ophalen. Beheren betekent dat we ook kunnen terugschrijven, bijvoorbeeld om een boeking te verwerken of een stamgegeven aan te passen.
| Onderdeel in Exact Online | Toegang |
|---|---|
| Financieel — grootboek, kostenplaatsen, debiteuren, crediteuren, activa, budgetten, valuta | Lezen en beheren |
| Verkoop- en inkoopfacturen | Lezen en beheren |
| Organisatie — administratie en documenten | Beheren |
| Organisatie — workflow en zoeken | Lezen |
| CRM — accountgegevens | Beheren |
| CRM — verkoopkansen en offertes | Lezen |
| Verkoop- en inkooporders, contracten en prijzen | Lezen |
| Projecten, planning en projectfacturatie | Lezen |
| Logistiek en productie — artikelen, voorraad, distributie, assemblage, productie | Lezen |
| HRM — medewerkers en salaris | Lezen |
| Accountancy — praktijk- en procesmanagement | Lezen |
| Communicatie — mailboxen | Lezen |
Wat we bewust laten liggen
Marketing, de koppeling met de Office-app, de koppeling met Google Workspace, de conversietools en de Crossstamp-token lezen we niet uit en beheren we niet. Die gegevens hebben we niet nodig, dus vragen we er geen toegang toe.
Back-ups
De database wordt doorlopend geback-upt. We kunnen de stand van een uur geleden tot dertig dagen terug herstellen. Daarnaast maken we handmatige back-ups, die we onbeperkt kunnen bewaren.
Vragen
Staat je vraag hier niet bij, of wil je iets op papier voor je eigen dossier? Vraag het op, dan sturen we een toelichting.
Station21 B.V., Industriestraat 32 in Doetinchem, KvK 86632051.
support@station21.nl ·
085 800 8021, op werkdagen tussen 08.00 en
17.00 uur.